Protokół zwrotu towaru jest oświadczeniem o odstąpieniu od umowy zawartej na odległość. Aby sprawnie odzyskać pieniądze, wpisz do niego dane stron i zamówienia, podpisz dokument, dołącz go do paczki oraz nadaj zwrot w terminie 14 dni od otrzymania towaru. Zwrot z powodu rezygnacji z zakupu nie jest tym samym co reklamacja, która dotyczy między innymi wady produktu lub jego niezgodności z umową.

Co musi zawierać protokół zwrotu towaru?

Dokument powinien pozwolić sprzedawcy jednoznacznie ustalić, kto dokonuje zwrotu, którego zamówienia dotyczy przesyłka i gdzie należy przekazać środki. W protokole umieść:

  • Dane sprzedawcy – nazwę firmy oraz jej adres.
  • Dane kupującego – imię, nazwisko, adres, a w razie potrzeby także numer telefonu lub adres e-mail.
  • Datę zakupu oraz numer zamówienia.
  • Nazwę zwracanego towaru, a przy kilku produktach także ich liczbę.
  • Numer rachunku bankowego, na który ma trafić zwrot pieniędzy, wraz z imieniem i nazwiskiem właściciela rachunku, jeśli formularz tego wymaga.

Możesz skorzystać z formularza udostępnionego przez sklep albo przygotować własne oświadczenie. Użycie firmowego wzoru zwykle ułatwia identyfikację zamówienia, ale sprzedawca nie powinien uzależniać samego prawa do odstąpienia od skorzystania z konkretnego formularza.

Jak wypełnić protokół krok po kroku?

Przygotuj dokument w następującej kolejności:

  1. Pobierz formularz ze strony sklepu lub sporządź własne oświadczenie o odstąpieniu od umowy.
  2. Wpisz dane sprzedawcy i kupującego dokładnie tak, jak widnieją w potwierdzeniu zamówienia.
  3. Uzupełnij informacje o transakcji – podaj datę zakupu, numer zamówienia i nazwę zwracanego produktu.
  4. Wskaż sposób zwrotu pieniędzy, jeśli sklep wymaga podania numeru rachunku bankowego. Sprawdź każdą cyfrę przed wydrukowaniem dokumentu.
  5. Dodaj jasne oświadczenie, że odstępujesz od umowy zawartej na odległość i zwracasz wskazany towar.
  6. Podpisz formularz własnoręcznie. Brak podpisu może spowodować konieczność dodatkowego potwierdzania oświadczenia.
  7. Włóż dokument do paczki razem z towarem. Warto także zachować kopię lub zdjęcie podpisanego formularza.
  8. Nadaj przesyłkę w terminie 14 dni od otrzymania towaru, zgodnie z instrukcją zwrotu podaną przez sprzedawcę.

Oświadczenie o odstąpieniu od umowy możesz przekazać sprzedawcy także innym kanałem, jeśli sklep go akceptuje, jednak dołączenie podpisanego dokumentu do przesyłki ogranicza ryzyko, że magazyn nie będzie wiedział, czego dotyczy zwrot. Zachowaj potwierdzenie nadania aż do zakończenia sprawy.

Na co uważać?

Najczęstsze opóźnienia wynikają z prostych pomyłek organizacyjnych. Przed zamknięciem paczki sprawdź, czy dokument jest podpisany, numer zamówienia zgadza się z potwierdzeniem zakupu, a numer rachunku nie zawiera błędu. Nie wysyłaj samego towaru bez żadnej informacji o zwrocie, ponieważ sprzedawca może mieć trudności z przypisaniem paczki do właściwego klienta.

Termin 14 dni dotyczy złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy, dlatego nie odkładaj tej czynności do ostatniej chwili. Szczegółowe zasady wynikają z Ustawy o prawach konsumenta. Prawo odstąpienia nie obejmuje każdego rodzaju produktu, ponieważ ustawa przewiduje wyjątki, między innymi dla niektórych towarów przygotowanych na indywidualne zamówienie.

Sprawdzenie przed wysyłką

Przed nadaniem paczki sprawdź cztery najważniejsze elementy:

  • Formularz jest kompletnie wypełniony i podpisany.
  • Numer rachunku bankowego został przepisany bez błędów.
  • Protokół zwrotu znajduje się w paczce razem z towarem.
  • Oświadczenie i wysyłka mieszczą się w terminie 14 dni od otrzymania produktu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku nietypowej sytuacji warto skonsultować się z rzecznikiem konsumentów lub prawnikiem.