Przy odstąpieniu od umowy zawartej na odległość liczy się data wysłania oświadczenia, a nie dzień, w którym przedsiębiorca je odebrał. Żeby wykazać zachowanie 14-dniowego terminu, zachowaj przede wszystkim potwierdzenie nadania lub trwałe potwierdzenie wysyłki elektronicznej. Ciężar udowodnienia, że oświadczenie wysłano w terminie, spoczywa na konsumencie.
Jak najbezpieczniej wysłać oświadczenie?
Ustawa o prawach konsumenta pozwala złożyć oświadczenie o odstąpieniu w dowolny sposób, który jasno ujawnia wolę konsumenta. Dla celów dowodowych znaczenie ma jednak nie tylko sama treść, lecz także możliwość wykazania, kiedy i do kogo oświadczenie zostało wysłane.
Najbezpieczniej postąpić według następującej kolejności:
- Przygotuj oświadczenie z oznaczeniem umowy, której dotyczy, oraz datą sporządzenia.
- Wybierz metodę wysyłki pozostawiającą trwały ślad nadania lub wysłania.
- Zachowaj kopię oświadczenia dokładnie w tej wersji, którą wysłano.
- Archiwizuj potwierdzenie wysyłki razem z korespondencją ze sprzedawcą.
Poszczególne sposoby przekazania oświadczenia różnią się siłą dowodową:
| Metoda wysyłki | Dowód nadania | Poziom bezpieczeństwa |
|---|---|---|
| List polecony, najlepiej z potwierdzeniem odbioru | Potwierdzenie nadania, numer przesyłki i ewentualnie zwrotne potwierdzenie odbioru | Najwyższy, ponieważ dokumentuje datę przekazania przesyłki operatorowi |
| Kopia wiadomości, data i godzina wysłania, załącznik oraz ewentualne potwierdzenie odbioru | Dobry, jeśli można odtworzyć treść wiadomości i potwierdzić jej wysłanie | |
| Formularz na stronie sklepu | Automatyczne potwierdzenie na e-mail lub zapis zgłoszenia w panelu klienta | Zależny od tego, czy sklep udostępnia trwałe potwierdzenie |
List polecony z potwierdzeniem nadania jest zwykle najmocniejszym rozwiązaniem w razie sporu. Jeżeli przedsiębiorca twierdzi, że nie otrzymał listu, dowód nadania pokazuje, że konsument przekazał oświadczenie operatorowi pocztowemu w konkretnej dacie. Potwierdzenie odbioru może dodatkowo wykazać, kiedy przesyłka dotarła do adresata, ale dla zachowania terminu odstąpienia najważniejsza pozostaje data wysłania.
Co oznacza trwały nośnik?
Trwały nośnik to materiał lub narzędzie, które pozwala przechowywać informacje skierowane do konkretnej osoby, odtworzyć je w przyszłości i zachować w niezmienionej postaci. W praktyce może nim być między innymi wiadomość e-mail z zapisanym załącznikiem PDF, jeżeli konsument może ją przechować i później odczytać.
Sam zrzut ekranu nie zawsze wystarczy, jeśli nie wynika z niego jasno, kto wysłał wiadomość, do kogo ją skierowano i jaka była jej pełna treść. Dlatego przy wysyłce e-mail warto zachować całą wiadomość, załącznik, nagłówki lub potwierdzenie wysłania oraz odpowiedź przedsiębiorcy. Jeżeli sklep przyjmuje odstąpienie przez formularz internetowy, powinien przesłać potwierdzenie otrzymania oświadczenia na trwałym nośniku. Brak takiego potwierdzenia zwiększa ryzyko dowodowe po stronie konsumenta.
Na co uważać?
Nie polegaj na metodzie, która nie pozwala później odtworzyć daty i treści oświadczenia. Szczególnie ryzykowne są następujące sytuacje:
- Wysłanie zwykłego listu bez potwierdzenia nadania.
- Przekazanie oświadczenia telefonicznie bez późniejszego utrwalenia jego treści.
- Skorzystanie z formularza sklepu bez zapisania numeru zgłoszenia lub potwierdzenia na e-mail.
- Usunięcie kopii wiadomości, załącznika albo potwierdzenia wysyłki.
Samo odesłanie towaru nie musi wystarczyć do wykazania odstąpienia. Sprzedawca może nie wiedzieć, czy przesyłka oznacza odstąpienie, reklamację czy prośbę o wymianę. Oświadczenie powinno więc zostać wysłane osobno albo jednoznacznie dołączone do przesyłki, a dowód jego nadania należy zachować.
Co zachować w dokumentacji?
Po wysłaniu oświadczenia zgromadź w jednym miejscu dokumenty, które pozwolą odtworzyć całą czynność:
- Kopię oświadczenia w wersji faktycznie wysłanej do przedsiębiorcy.
- Potwierdzenie nadania listu poleconego albo elektroniczne potwierdzenie wysyłki.
- Datę wysłania, a przy wiadomości e-mail także godzinę nadania.
- Korespondencję ze sprzedawcą oraz potwierdzenie odbioru, jeśli zostało uzyskane.
Tak przygotowany zestaw dokumentów pozwala wykazać nie tylko samą datę nadania, lecz także adresata i treść oświadczenia. Jeżeli przedsiębiorca kwestionuje skuteczność odstąpienia mimo posiadania przez konsumenta potwierdzenia nadania, a spór dotyczy większej kwoty, warto rozważyć konsultację z prawnikiem lub rzecznikiem konsumentów.
Artykuł nie stanowi porady prawnej i ma charakter wyłącznie informacyjny. W sprawie konkretnej umowy znaczenie mogą mieć jej rodzaj, sposób zawarcia oraz dodatkowe postanowienia.
