Odstąpienie od umowy – jak przygotować wzór pisma?

Skuteczne odstąpienie od umowy zależy przede wszystkim od zachowania właściwego terminu i wymaganej formy oświadczenia. W umowach zawartych na odległość konsument ma zwykle 14 dni na wysłanie oświadczenia bez podawania przyczyny. Liczy się data nadania, dlatego zachowaj potwierdzenie wysyłki.

Odstąpienie a wypowiedzenie umowy

Odstąpienie od umowy i wypowiedzenie to różne czynności prawne. Odstąpienie co do zasady prowadzi do traktowania umowy tak, jakby nie została zawarta, a strony powinny zwrócić sobie wzajemne świadczenia. Wypowiedzenie kończy obowiązywanie ważnej umowy na przyszłość, zgodnie z okresem wypowiedzenia albo innymi warunkami zapisanymi w umowie.

Użycie niewłaściwego określenia może prowadzić do sporu o skutek pisma. Dlatego przed jego przygotowaniem sprawdź, czy korzystasz z ustawowego prawa odstąpienia, umownego prawa odstąpienia, czy chcesz zakończyć umowę przez wypowiedzenie.

Jak przygotować pismo o odstąpieniu od umowy?

Najpierw sprawdź umowę, regulamin oraz podstawę prawną, z której wynika prawo odstąpienia. Jeżeli odstąpienie wynika z Ustawy o prawach konsumenta, w piśmie możesz powołać art. 27 tej ustawy. W przypadku innego rodzaju umowy zastosowanie może mieć Kodeks cywilny albo szczególne przepisy dotyczące danego kontraktu.

Wzór pisma powinien zawierać następujące elementy:

• Dane nadawcy – imię i nazwisko lub nazwę, adres oraz dane kontaktowe.
• Dane drugiej strony – nazwę przedsiębiorcy albo imię i nazwisko kontrahenta, adres i inne dane pozwalające go zidentyfikować.
• Miejsce i datę sporządzenia – data pomaga wykazać, kiedy oświadczenie zostało przygotowane.
• Dokładne oznaczenie umowy – jej rodzaj, datę zawarcia, numer zamówienia lub inne dane identyfikacyjne.
• Jednoznaczne oświadczenie – na przykład „niniejszym odstępuję od umowy zawartej dnia…”.
• Podstawę odstąpienia – przepis ustawy albo konkretny paragraf umowy.
• Żądanie zwrotu świadczenia – jeżeli druga strona ma zwrócić zapłaconą kwotę, wskaż rachunek lub preferowany sposób zwrotu.
• Podpis – własnoręczny przy dokumencie papierowym albo właściwy podpis elektroniczny, jeżeli wymagana forma na to pozwala.

Forma oświadczenia zależy od przepisów i treści umowy. Forma pisemna oznacza dokument opatrzony własnoręcznym podpisem. Forma dokumentowa może zostać zachowana między innymi przez wiadomość e-mail, jeśli pozwala ona ustalić osobę składającą oświadczenie i jego treść. Nie zawsze jednak zwykły e-mail wystarczy. Jeżeli umowa zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności, trzeba jej przestrzegać.

Wyślij oświadczenie przed upływem terminu i zachowaj dowód nadania. Bez potwierdzenia może być trudno wykazać, że termin został zachowany.

Najbezpieczniej wysłać pismo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres wskazany w umowie lub regulaminie. Możesz także złożyć je osobiście i poprosić o potwierdzenie na kopii. Wysyłka elektroniczna jest dopuszczalna wtedy, gdy pozwalają na to przepisy, umowa albo praktyka przyjęta przez przedsiębiorcę. Samo uzyskanie potwierdzenia odbioru nie zastępuje formy wymaganej pod rygorem nieważności.

Procedura krok po kroku

Przygotowanie oświadczenia możesz uporządkować w kilku działaniach:

1. Sprawdź, czy w Twojej sytuacji istnieje ustawowe albo umowne prawo odstąpienia.
2. Ustal termin i oblicz jego ostatni dzień zgodnie z rodzajem umowy.
3. Przeczytaj postanowienia dotyczące formy oraz adresu do doręczeń.
4. Przygotuj pismo z dokładnym oznaczeniem umowy i jednoznacznym oświadczeniem.
5. Wyślij dokument przed upływem terminu i zachowaj potwierdzenie nadania oraz kopię pisma.

Terminy i ramy prawne odstąpienia

Przy umowie zawartej na odległość, na przykład przez sklep internetowy lub telefon, konsument ma zazwyczaj 14 dni na odstąpienie bez podawania przyczyny. Przy sprzedaży rzeczy termin liczy się co do zasady od objęcia jej w posiadanie przez konsumenta lub wskazaną przez niego osobę. Przy usługach termin może być liczony od dnia zawarcia umowy. Szczegółowe reguły wynikają z Ustawy o prawach konsumenta.

Ważne jest odróżnienie ustawowego prawa odstąpienia od prawa umownego. Ustawa przyznaje uprawnienie w określonych sytuacjach, przede wszystkim przy umowach zawartych na odległość i poza lokalem przedsiębiorstwa. Umowa może natomiast przewidywać dodatkowe prawo odstąpienia, własny termin, warunek wystąpienia określonego zdarzenia albo obowiązek zapłaty odstępnego.

Ustawowe prawo odstąpienia nie przysługuje w każdym przypadku. Przykładowe wyjątki obejmują:

• towary nieprefabrykowane, wykonane według specyfikacji konsumenta lub służące zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb,
• rzeczy szybko psujące się lub mające krótki termin przydatności,
• zapieczętowane towary, których po otwarciu nie można zwrócić ze względów higienicznych lub ochrony zdrowia,
• treści cyfrowe niedostarczane na nośniku materialnym, gdy rozpoczęto spełnianie świadczenia za wyraźną zgodą konsumenta i po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia.

W umowach wzajemnych Kodeks cywilny przewiduje także odstąpienie w związku z niewykonaniem zobowiązania przez drugą stronę, między innymi po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wyznaczonego na wykonanie świadczenia. To inna podstawa niż konsumenckie odstąpienie w ciągu 14 dni. W skomplikowanej umowie lub sporze z przedsiębiorcą warto skonsultować dokument z rzecznikiem konsumentów.

Sprawdź pismo przed wysłaniem

Przed nadaniem dokumentu zweryfikuj następujące elementy:

• Sprawdziłem, czy mam ustawowe lub umowne prawo odstąpienia.
• Ustaliłem termin i wysyłam oświadczenie przed jego upływem.
• Pismo zawiera datę, dane stron i dokładne oznaczenie umowy.
• Treść jednoznacznie wskazuje na odstąpienie, a nie wypowiedzenie.
• Sprawdziłem wymaganą formę oraz właściwy adres do doręczeń.
• Zachowam kopię pisma i potwierdzenie nadania.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku skomplikowanej umowy lub sporu z przedsiębiorcą skonsultuj się z rzecznikiem konsumentów albo prawnikiem.