Rękojmia to ustawowa odpowiedzialność sprzedawcy za wadę towaru. Poniższy wzór możesz skopiować, uzupełnić i wysłać do sprzedawcy, wskazując jedno konkretne żądanie: naprawę, wymianę, obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy.
Gwarancja z tytułu rękojmi – wzór pisma
W języku prawnym rękojmia i gwarancja nie oznaczają tego samego. Rękojmia wynika z ustawy i kieruje się ją do sprzedawcy. Gwarancja jest dobrowolnym zobowiązaniem gwaranta, najczęściej producenta, a jej warunki wynikają z dokumentu gwarancyjnego. W piśmie reklamacyjnym lepiej użyć określenia „reklamacja z tytułu rękojmi”.
[Miejscowość], [data]
Kupujący:
[Imię i nazwisko]
[Adres]
[Telefon lub adres e-mail]
Sprzedawca:
[Nazwa sprzedawcy]
[Adres siedziby lub adres sklepu]
REKLAMACJA Z TYTUŁU RĘKOJMI
Dotyczy towaru: [dokładna nazwa, marka, model, numer seryjny lub inne oznaczenie], zakupionego dnia [data zakupu] za kwotę [cena] zł.
Na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego dotyczących rękojmi składam reklamację z powodu wady fizycznej lub prawnej towaru.
Opis wady:
[Dokładny opis problemu, data jego zauważenia, okoliczności ujawnienia oraz wpływ wady na działanie lub użyteczność towaru].
W związku z powyższym żądam:
[wybierz jedno żądanie]
– nieodpłatnej naprawy towaru,
– wymiany towaru na egzemplarz wolny od wad,
– obniżenia ceny o [kwota] zł i zwrotu tej kwoty,
– odstąpienia od umowy oraz zwrotu ceny w kwocie [kwota] zł.
Proszę o ustosunkowanie się do reklamacji w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, zgodnie z art. 7a ustawy o prawach konsumenta.
Załączniki: [np. kopia dowodu zakupu, zdjęcia wady, korespondencja ze sprzedawcą].
[Podpis]
Jak wypełnić pismo reklamacyjne?
Rękojmia wynika z przepisów Kodeksu cywilnego. Przy sprzedaży konsumenckiej odpowiedzialność sprzedawcy za niezgodność towaru z umową co do zasady trwa dwa lata od wydania rzeczy. Nie musisz korzystać z gotowego formularza sklepu, jeśli zawiera mniej informacji niż Twoje pismo.
Uzupełnij wzór w następującej kolejności:
- Wpisz swoje dane oraz pełną nazwę i adres sprzedawcy. Przy zakupie internetowym sprawdź dane przedsiębiorcy w potwierdzeniu zamówienia lub regulaminie sklepu.
- Opisz towar tak, aby nie było wątpliwości, czego dotyczy reklamacja. Podaj datę zakupu, model, numer seryjny i cenę, jeśli te informacje są dostępne.
- W części „Opis wady” przedstaw fakty bez ogólnych sformułowań i emocjonalnych ocen. Napisz, co dokładnie nie działa, kiedy problem się pojawił, czy występuje stale oraz jakie czynności poprzedziły jego ujawnienie.
- W części „Żądanie” wskaż tylko jedno rozwiązanie. Możesz żądać naprawy, wymiany, obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy, ale wybór powinien odpowiadać charakterowi wady.
- Dodaj datę, podpis i listę załączników. W piśmie możesz wskazać art. 556 i kolejne Kodeksu cywilnego, choć brak takiego odwołania nie pozbawia reklamacji skuteczności.
Przykładowy opis „telefon jest wadliwy” jest zbyt ogólny. Lepsze będzie zdanie: „Od 12 marca 2026 r. telefon samoczynnie się wyłącza po kilku minutach pracy. Problem występuje także po przywróceniu ustawień fabrycznych, a urządzenie nie reaguje na ponowne uruchomienie przez około 10 minut”.
Jakie żądanie wybrać?
To konsument wskazuje, czego żąda w związku z wadą. Sprzedawca może zakwestionować wybrane rozwiązanie, gdy jego wykonanie jest niemożliwe albo wymagałoby nadmiernych kosztów w porównaniu z innym sposobem usunięcia problemu. Przy obniżeniu ceny jej wysokość powinna odpowiadać skali wady.
| Rodzaj żądania | Kiedy wybrać? | Zalety i ograniczenia |
|---|---|---|
| Naprawa | Gdy wada jest możliwa do usunięcia, a chcesz zachować towar. | Może być rozsądna przy usterce technicznej. Towar może jednak czasowo pozostać u sprzedawcy. |
| Wymiana | Gdy oczekujesz egzemplarza wolnego od wady. | Sprawdza się przy wadzie istniejącej od początku, ale może być niemożliwa przy towarze wycofanym ze sprzedaży. |
| Obniżenie ceny | Gdy chcesz zatrzymać towar mimo wady. | W piśmie trzeba podać konkretną kwotę albo procent obniżki. Wysokość powinna być proporcjonalna do wady. |
| Odstąpienie od umowy | Gdy wada jest istotna albo sprzedawca nie usunął jej w wymaganym czasie. | Prowadzi do zwrotu towaru i ceny, ale nie służy do każdej drobnej usterki. |
Przy pierwszej reklamacji najczęściej wybiera się naprawę albo wymianę. Obniżenie ceny lub odstąpienie od umowy może być właściwe, gdy wada jest istotna, sprzedawca odmówił usunięcia problemu, nie zrobił tego w rozsądnym czasie albo naraził Cię na nadmierne niedogodności.
Co dołączyć i jak wysłać reklamację?
Paragon nie jest jedynym dowodem zakupu. Możesz posłużyć się także fakturą, potwierdzeniem płatności, wyciągiem bankowym, potwierdzeniem zamówienia albo inną korespondencją wskazującą na zakup. Do pisma dołącz kopie, nie oryginały:
- dowodu zakupu lub innego potwierdzenia zawarcia umowy,
- zdjęć albo nagrania pokazujących wadę,
- instrukcji, protokołu wydania lub dokumentu zawierającego numer seryjny, jeśli są potrzebne do identyfikacji towaru,
- wcześniejszej korespondencji ze sprzedawcą dotyczącej tego samego problemu.
Reklamację możesz złożyć w sklepie, przesłać pocztą albo wysłać elektronicznie, jeśli sprzedawca przyjmuje taką formę. List polecony lub wiadomość z potwierdzeniem doręczenia ułatwią wykazanie, kiedy sprzedawca otrzymał pismo. Jeżeli reklamacja jest uzasadniona, sprzedawca powinien ponieść uzasadnione koszty związane z reklamacją, w tym koszty dostarczenia towaru.
Przed wysłaniem sprawdź:
- czy podałeś dane swoje i sprzedawcy,
- czy opis wady jest konkretny i możliwy do zweryfikowania,
- czy wskazałeś jedno żądanie oraz, przy obniżeniu ceny, jego kwotę,
- czy dołączyłeś kopie dowodów i podpisałeś pismo,
- czy zachowałeś potwierdzenie wysłania i doręczenia.
Sprzedawca powinien ustosunkować się do reklamacji konsumenta w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji w zakresie roszczenia konsumenta. Jeśli sprzedawca odrzuci reklamację, poproś o pisemne uzasadnienie. Przy drogim towarze, sporze o przyczynę uszkodzenia albo zakupie od osoby prywatnej zakres odpowiedzialności może wymagać indywidualnej oceny.
Najważniejsze jest jasne połączenie trzech elementów: wskazania konkretnego towaru, rzeczowego opisu wady i wybranego żądania. Prawidłowo udokumentowane pismo ułatwia zachowanie terminów i dochodzenie roszczeń wobec sprzedawcy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie nietypowego lub spornego przypadku warto skonsultować dokumenty z rzecznikiem konsumentów albo prawnikiem.
