Polskie prawo nie przewiduje jednego, sztywnego terminu, na przykład 7 dni, w którym trzeba zwrócić zaliczkę. Po rozwiązaniu lub niewykonaniu umowy zwrot powinien nastąpić niezwłocznie, a w praktyce konkretny termin najlepiej wyznaczyć w pisemnym wezwaniu do zapłaty.

Czy istnieje ustawowy termin na zwrot zaliczki?

Kodeks cywilny nie wskazuje jednej liczby dni przeznaczonych na zwrot zaliczki. Określenie „niezwłocznie” nie oznacza jednak dowolnie długiego czasu. Kontrahent powinien oddać pieniądze bez nieuzasadnionej zwłoki, gdy odpadnie podstawa ich zatrzymania, na przykład po rozwiązaniu umowy albo gdy usługa nie zostanie wykonana.

Zaliczka jest przedpłatą na poczet głównego świadczenia. Co do zasady podlega rozliczeniu, a gdy umowa nie dochodzi do skutku, wpłacona kwota powinna zostać zwrócona. Trzeba jednak sprawdzić treść umowy, ponieważ strony mogą określić własne zasady rozliczeń. Inaczej działa zadatek, którego skutki reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego. W określonych sytuacjach może on zostać zatrzymany albo zwrócony w podwójnej wysokości.

Jak wyznaczyć termin zwrotu w wezwaniu?

Najbezpieczniej wysłać kontrahentowi pisemne wezwanie do zapłaty. Nie tworzy ono automatycznie ustawowego terminu, ale jasno określa, kiedy dłużnik powinien spełnić świadczenie. W praktyce często wyznacza się 7 albo 14 dni od doręczenia wezwania. Termin powinien być realny i pozwalać na wykonanie przelewu.

W piśmie należy wskazać:

  • Dane stron – imiona i nazwiska albo nazwy, adresy oraz dane identyfikacyjne.
  • Tytuł pisma – „Wezwanie do zapłaty” lub „Wezwanie do zwrotu zaliczki”.
  • Podstawę żądania – opis umowy, przyczynę jej rozwiązania lub niewykonania oraz powód, dla którego zaliczka powinna zostać zwrócona.
  • Kwotę do zwrotu – wraz z datą dokonania wpłaty.
  • Termin zapłaty – na przykład 7 lub 14 dni od otrzymania wezwania.
  • Numer rachunku bankowego, na który ma trafić zwracana kwota.
  • Informację o dalszych krokach – w szczególności o skierowaniu sprawy do sądu w razie braku zapłaty.

Wezwanie najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo w inny sposób pozwalający wykazać jego doręczenie. Zachowaj kopię pisma, potwierdzenie nadania i dokumenty związane z umową.

Co zrobić, gdy kontrahent nie zwraca pieniędzy?

Brak zapłaty po upływie terminu z wezwania pozwala przejść do kolejnych działań. Typowa kolejność wygląda następująco:

  • Ostateczne wezwanie do zapłaty – ponownie wskaż kwotę, termin oraz konsekwencje braku płatności.
  • Pozew o zapłatę – dołącz umowę, potwierdzenie wpłaty, korespondencję i dowód doręczenia wezwania.
  • Wniosek do komornika – możliwy po uzyskaniu tytułu wykonawczego i braku dobrowolnej zapłaty.

Notka ekspercka: pisemna umowa znacznie ułatwia dochodzenie roszczenia, ale jej brak nie przekreśla możliwości odzyskania pieniędzy. Jeżeli ustalenia były ustne, szczególnie ważne będzie potwierdzenie przelewu. Tytuł płatności zawierający słowo „zaliczka”, korespondencja e-mail, wiadomości na komunikatorze oraz zeznania świadków mogą pomóc wykazać, czego dotyczyła wpłata i dlaczego podlega zwrotowi.

Najważniejsze jest szybkie udokumentowanie żądania. Nie ma automatycznego ustawowego terminu 7 dni, ale wyznaczenie takiego terminu w wezwaniu porządkuje sprawę i ułatwia późniejsze dochodzenie zapłaty.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie dotyczącej znacznej kwoty, sporu co do treści umowy lub braku reakcji na wezwanie warto skonsultować się z prawnikiem.