Reklamację transportu złóż na piśmie, możliwie szybko po wykryciu szkody, i dołącz komplet dowodów. Najważniejsze są protokół szkody sporządzony przy odbiorze, list przewozowy CMR lub krajowy dokument przewozowy, dokument potwierdzający wysokość straty oraz zachowanie właściwego terminu.

Reklamacja transportu krok po kroku

Uszkodzenie towaru albo opóźnienie dostawy trzeba udokumentować jeszcze na etapie odbioru przesyłki. Sama wiadomość telefoniczna do spedytora nie zastępuje formalnego zgłoszenia. Najbezpieczniej przygotować pismo i wysłać je listem poleconym albo elektronicznie w sposób pozwalający potwierdzić doręczenie.

Po wykryciu szkody postępuj w następującej kolejności:

  1. Sporządź protokół szkody na miejscu – opisz stan przesyłki podczas załadunku lub rozładunku i poproś kierowcę o podpis. W przypadku odmowy podpisu odnotuj ten fakt w dokumencie i zabezpiecz dodatkowe dowody, na przykład zdjęcia.
  2. Wpisz zastrzeżenia do dokumentu przewozowego – w CMR lub innym liście przewozowym wskaż rodzaj i widoczny zakres uszkodzeń, liczbę uszkodzonych sztuk oraz ewentualne braki.
  3. Zabezpiecz dokumentację – zachowaj list przewozowy, protokół, zdjęcia, fakturę zakupu lub sprzedaży, wycenę naprawy i korespondencję ze spedytorem albo przewoźnikiem.
  4. Powiadom spedytora lub przewoźnika – zgłoś zdarzenie niezwłocznie i zapytaj o wymagany kanał reklamacyjny oraz ewentualne oględziny przez ubezpieczyciela.
  5. Wyślij formalną reklamację – określ zdarzenie, wysokość roszczenia i sposób zapłaty. List polecony daje mocniejszy dowód nadania, a e-mail z potwierdzeniem może przyspieszyć kontakt.

Protokół szkody nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności przewoźnika, ale może mieć duże znaczenie dowodowe. Brak adnotacji przy odbiorze utrudnia wykazanie, że uszkodzenie powstało w czasie przewozu.

Terminy reklamacji w transporcie krajowym i międzynarodowym

Termin zależy od rodzaju przewozu i charakteru roszczenia. W transporcie krajowym roszczenia co do zasady przedawniają się po roku, ale dla niektórych sytuacji przepisy przewidują krótsze terminy. W przewozie międzynarodowym zastosowanie może mieć Konwencja CMR.

Rodzaj transportu Termin zgłoszenia lub dochodzenia roszczenia Termin na rozpatrzenie
Transport krajowy Co do zasady 1 rok, z wyjątkami dotyczącymi między innymi opóźnienia Do 30 dni, jeżeli wynika to z właściwych przepisów i procedury reklamacyjnej
Transport międzynarodowy – uszkodzenie Do 7 dni, gdy szkoda nie została zastrzeżona przy odbiorze Zależy od przewoźnika i podstawy prawnej
Transport międzynarodowy – opóźnienie Do 21 dni od oddania towaru do dyspozycji odbiorcy Zależy od przewoźnika i podstawy prawnej

W transporcie krajowym nie ograniczaj się do ogólnego terminu przedawnienia. Sprawdź umowę, regulamin przewoźnika i przepisy właściwe dla danego roszczenia. Jeżeli przewoźnik wezwie do uzupełnienia braków, prześlij brakujące dane w wyznaczonym terminie. Przy transporcie międzynarodowym forma pisemna oraz dokumenty potwierdzające szkodę mają szczególne znaczenie.

Reklamacja transportu – wzór pisma

Poniższy wzór możesz dostosować zarówno do uszkodzenia towaru, jak i do opóźnienia dostawy. Wpisz konkretną kwotę roszczenia i opisz, z czego wynika. Jeżeli szkoda nie jest jeszcze ostatecznie wyliczona, wskaż kwotę bezsporną i zaznacz, że zastrzegasz możliwość jej uzupełnienia po zakończeniu oględzin.

Wzór reklamacji transportu:

[Miejscowość], [data]

[Nazwa lub imię i nazwisko reklamującego]
[Adres]
[Telefon i adres e-mail]

[Nazwa przewoźnika lub spedytora]
[Adres]

REKLAMACJA Z TYTUŁU NIEWYKONANIA LUB NIENALEŻYTEGO WYKONANIA
UMOWY PRZEWOZU

Dotyczy:
– numer zlecenia transportowego: [numer]
– numer listu przewozowego lub CMR: [numer]
– data nadania: [data]
– miejsce nadania: [miejsce]
– miejsce dostawy: [miejsce]

Niniejszym składam reklamację w związku z [uszkodzeniem towaru /
opóźnieniem dostawy / brakami w przesyłce].

W dniu [data] podczas [odbioru/rozładunku] stwierdzono, że:
[szczegółowy opis zdarzenia, rodzaju uszkodzeń, braków lub opóźnienia].

Szkodę udokumentowano w [protokole szkody / liście przewozowym CMR /
innym dokumencie] z dnia [data]. Do reklamacji dołączam dokumenty
potwierdzające przebieg przewozu oraz wysokość poniesionej straty.

W związku z powyższym żądam zapłaty kwoty [kwota] zł tytułem
odszkodowania za [opis szkody]. Proszę o przekazanie należności na rachunek:

[numer rachunku bankowego]

Proszę o pisemne potwierdzenie przyjęcia reklamacji i przekazanie
stanowiska w sprawie w terminie wynikającym z właściwych przepisów
lub regulaminu przewoźnika.

Załączniki:
1. [protokół szkody],
2. [list przewozowy lub CMR],
3. [faktura, wycena lub kalkulacja straty],
4. [dokumentacja fotograficzna],
5. [inne dokumenty].

[Podpis]

Jakie dokumenty dołączyć?

Do pisma dołącz kopie dokumentów, a oryginały zachowaj, chyba że przewoźnik wyraźnie zażąda ich przedstawienia. Zestaw powinien obejmować przede wszystkim:

  • Protokół szkody – podpisany przez odbiorcę lub osobę wydającą towar oraz, jeśli to możliwe, przez kierowcę.
  • List przewozowy lub CMR – z adnotacją o uszkodzeniu, brakach albo opóźnieniu.
  • Fakturę, wycenę lub kalkulację straty – dokument potwierdzający wartość towaru, naprawy albo innych uzasadnionych kosztów.
  • Pełnomocnictwo – jeżeli reklamację składa osoba działająca w imieniu właściciela towaru.

Przed wysłaniem sprawdź, czy pismo zawiera dane stron, numer zlecenia lub CMR, datę i miejsce przewozu, opis zdarzenia, kwotę roszczenia, numer rachunku, wykaz załączników oraz podpis:

  • ustal, czy chodzi o przewóz krajowy czy międzynarodowy,
  • sprawdź właściwy termin i nie czekaj do jego końca,
  • upewnij się, że protokół i list przewozowy opisują tę samą szkodę,
  • zachowaj dowód wysłania reklamacji oraz całą korespondencję.

Jeżeli roszczenie opiewa na wysoką kwotę albo przewoźnik odmawia odpowiedzialności, przed podjęciem dalszych działań warto skonsultować dokumenty z prawnikiem. Ten wzór dotyczy reklamacji przewozu towarów, a nie reklamacji opłat lub mandatów związanych z komunikacją miejską.